Πως να παραμείνετε παραγωγικοί δουλεύοντας απομακρυσμένα εν μέσω του κοροναϊού

[Δορυφορικα]

Ενώ ο καθένας ελπίζει σίγουρα ότι ο κοροναϊός δεν θα εξαπλωθεί ακόμη πιο πολύ παγκόσμια,  η πραγματικότητα είναι ότι οι επιχειρήσεις εξετάζουν ήδη κάθε σχέδιο έκτακτης ανάγκης με προσοχή ώστε να αποφευχθεί σοβαρή διακοπή των λειτουργιών τους αφού πολλές έχουν ήδη ενημερώσει τους υπαλλήλους τους να δουλευούν απομακρυσμένα εξαιτίας του κοροναϊού. Η απομακρυσμένη εργασία ή η πρακτική της εργασίας για παρατεταμένο χρονικό διάστημα έξω από τα επίσημα γραφεία, αυξάνεται σταθερά σε δημοτικότητα και ενεργοποιείται από πλήθος ψηφιακών εργαλείων, από εφαρμογές Web conferencing και email σε εφαρμογές mobile collaboration και πλατφόρμες εικονικών εκδηλώσεων.

Με βάση την εμπειρία μας παρατηρούμε ότι οι περισσότερες επιχειρήσεις βρίσκονται ακόμα σε αρκετά πρώιμα στάδια ή δεν έχουν δεσμευτεί αρκετά για να επενδύσουν σε στρατηγικές και δυνατότητες πλήρους ανάπτυξης. Συνεπώς, ανεξάρτητα από το ποιοι είστε, υπάρχει συνήθως σημαντικό περιθώριο βελτίωσης της εμπειρίας του ψηφιακού προσωπικού όταν εργάζεται εκτός γραφείου.

Έτσι, για να βοηθήσουμε τους οργανισμούς καθώς προετοιμάζονται για την έξαρση των απομακρυσμένων εργαζομένων καθώς η ιστορία του κοροναϊού εξαπλώνεται σε όλο τον κόσμο, δημιουργήσαμε τον παρακάτω πλήρη οδηγό. Αυτός ο οδηγός θα βοηθήσει τους οργανισμούς να δημιουργήσουν τις κατάλληλες συνθήκες για την απομακρυσμένη εργασία καθώς και εκείνους που ενδέχεται να έχουν ήδη υπάρχοντα απομακρυσμένα προγράμματα εργασίας, αλλά θα ήθελαν να αναβαθμίσουν σημαντικά την αποτελεσματικότητά τους για να ελαχιστοποιήσουν τον αντίκτυπο στους πελάτες, τους εργαζομένους και τους προμηθευτές τους.

Και στις δύο περιπτώσεις, οι στρατηγικές και τα εργαλεία που ακολουθούν θα προσφέρουν άμεσα αξιόλογες βελτιώσεις στην απομακρυσμένη εργασιακή εμπειρία και θα προσφέρουν βελτιωμένα αποτελέσματα, όπως υψηλότερη παραγωγικότητα, περισσότερη εμπλοκή, καλύτερη ισορροπία μεταξύ εργασίας και ζωής και μεγαλύτερη συνολική ποιότητα εργασίας.

Τέσσερις στρατηγικές για απομακρυσμένη εργασία

Υπάρχουν τέσσερα επίπεδα στρατηγικής όσον αφορά τη δυνατότητα εξ αποστάσεως εργασίας και πρέπει, γενικά, να προσεγγίζονται με αυτή τη σειρά:

Στρατηγική 1: Δημιουργήστε ένα ασφαλές και αποτελεσματικό θεμέλιο για απομακρυσμένη ψηφιακή πρόσβαση.

Πρώτα απ ‘όλα, αυτό σημαίνει την παροχή ασφαλούς πρόσβασης σε πόρους πληροφορικής εντός της επιχείρησης καθώς και στο ίδιο το Διαδίκτυο, συνήθως μέσω ενός παρόχου διαδικτύου και ενός εικονικού ιδιωτικού δικτύου (VPN). Αυτό απαιτεί προσοχή σε κάθε τμήμα, από την ίδια την πρόσβαση στο Διαδίκτυο, παρέχοντας ασφαλή μέσα επικοινωνίας και επικοινωνίας με εταιρικά δίκτυα, δεδομένα, κανάλια επικοινωνίας και εφαρμογές. Αυτό είναι επίσης το γενικό κόστος της διαχείρισης και της υποστήριξης ολόκληρης της διαδικασίας.

• Πρόσβαση στο Internet. Μην υποθέσετε ότι οι εργαζόμενοι έχουν επαρκή πρόσβαση στο internet στο σπίτι ή αλλού. Ενώ πολλοί θα έχουν, μερικοί δεν θα έχουν αξιόπιστη ή γρήγορη εξυπηρέτηση ή μόνο μια κινητή συσκευή. Κάντε έρευνα και βρείτε άλλον τρόπο να συλλέξετε δεδομένα από τους εργαζομένους που περιλαμβάνονται στην απομακρυσμένη στρατηγική εργασίας σας και προσδιορίστε πού είναι τα κενά. Για ορισμένους εργαζόμενους, να είστε έτοιμοι να επενδύσετε σε mobile hotspots και σε σχετιζόμενα προγράμματα δεδομένων, καθώς και να παρέχετε επιχορηγήσεις για τη δημιουργία σχεδίων πρόσβασης στο internet στο σπίτι ή για αναβάθμιση της υφιστάμενης πρόσβασης, κάτι που μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τους εργαζόμενους που ζουν σε περισσότερες αγροτικές περιοχές.

Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι, ιδιαίτερα στην αρχή, συχνά πρέπει να συγχρονίζουν τα αρχεία και τα δεδομένα τους. Πόσο γρήγορα θα πάει θα καθορίσει την απομακρυσμένη παραγωγικότητα της εργασίας. Πιο συγκεκριμένα, οι τύποι εφαρμογών που χρησιμοποιούνται τακτικά, ειδικά οι διαδικτυακές και βιντεοδιασκέψεις, μπορούν να καθορίσουν τις ανάγκες εύρους ζώνης.

Τέλος, βεβαιωθείτε ότι έχετε μια σαφώς αρθρωμένη πολιτική απομακρυσμένης εργασίας μαζί με ένα σχέδιο, πρόγραμμα επικοινωνιών, προϋπολογισμό, κατάρτιση και υποστήριξη για την εξασφάλιση επαρκούς πρόσβασης στο διαδίκτυο, όπου ο εργαζόμενος θα εργάζεται εξ αποστάσεως.

• Απομακρυσμένες συσκευές εργασίας. Υπάρχουν δύο μεγάλα προβλήματα όταν πρόκειται για συσκευές. Είτε α) οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη δική τους, η οποία είναι μεγαλύτερος κίνδυνος για την ασφάλεια, αλλά αρκετά φθηνότερος και ταχύτερος για την ανάπτυξη εάν οι συσκευές τους είναι σε θέση να χρησιμοποιηθούν για να κάνουν την δουλειά τους, ή β) μια εταιρεία μπορεί να παρέχει τις συσκευές που χρειάζονται. Δεδομένου ότι η επικράτηση του Shadow IT (οι εργαζόμενοι που χρησιμοποιούν ανεπιθύμητες, ανεπίσημες εφαρμογές για να κάνουν τη δουλειά τους) είναι γενικά υψηλότερη από ό, τι τα περισσότερα τμήματα πληροφορικής της επιχείρησης είναι διατεθειμένα να παραδεχτούν – πράγμα που σημαίνει ότι τα δεδομένα της εταιρείας βρίσκονται ήδη σε πολλές προσωπικές συσκευές. Η συμβουλή μας είναι να εξετάζεται σοβαρά η παροχή εταιρικών συσκευών, δεδομένου ότι είναι η λιγότερο δαπανηρή και ταχύτερη επιλογή για την ενεργοποίηση ενός απομακρυσμένου προγράμματος σε περίπτωση που συμβεί το οτιδήποτε. Οι οργανισμοί μπορούν να νοικιάσουν, να μισθώσουν ή να αγοράσουν συσκευές ανάλογα με τις ανάγκες τους.

Ποιες συσκευές χρειάζονται; Πιθανώς ένα smartphone και ένας υπολογιστής ή tablet, καθώς και οποιοδήποτε υλικό hardware στο διαδίκτυο. Ωστόσο, οι συγκεκριμένες επιχειρηματικές απαιτήσεις σας θα υπαγορεύσουν αυτό που χρειάζεται. Επιπλέον, όταν παρέχετε μια ανώτερη στρατηγική απομακρυσμένης εργασίας, υπάρχει ένας αριθμός εξαρτημάτων που μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την εμπειρία, με ελάχιστο κόστος. Αυτά περιλαμβάνουν:

• Μια κάμερα web για διασκέψεις μέσω διαδικτύου, εάν η βασική υπολογιστική συσκευή του εργαζόμενου δεν διαθέτει. Το 720P είναι η ελάχιστη αποδεκτή ανάλυση για ποιοτικά αποτελέσματα, αλλά αυτό είναι συνήθως standard πλέον στις περισσότερες κάμερες.
• Ένα ακουστικό υψηλής ποιότητας ή ακουστικά με μικρόφωνο. Ενώ οι εργαζόμενοι σχεδόν πάντα έχουν ακουστικά, θα εκπλαγείτε πόσοι δεν έχουν αρκετά καλά μικρόφωνα στα ακουστικά τους για τηλεφωνικές ή web conferencing.
• Εξασφαλίστε την απομακρυσμένη πρόσβαση σε επιχειρηματικά στοιχεία και σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες. Συνήθως αυτό παρέχεται από μια λύση εικονικού ιδιωτικού δικτύου (VPN), η οποία βρίσκεται στον Η / Υ, τον φορητό υπολογιστή ή την κινητή συσκευή και δημιουργεί μια κρυπτογραφημένη σύνδεση δικτύου, η οποία καθιστά ασφαλές για τον εργαζόμενο να έχει πρόσβαση σε πόρους πληροφορικής μέσα στον οργανισμό και αλλού στο Διαδίκτυο ή άλλα δίκτυα. Όπως σημειώνεται παραπάνω, η χρηστικότητα είναι το κλειδί εδώ, όπως και η αξιοπιστία, επειδή σχεδόν κάθε άλλο μέρος της απομακρυσμένης λύσης εργασίας που παρέχεται θα χρησιμοποιήσει το VPN ως το βασικό θεμέλιο που χρησιμοποιεί για ασφαλή πρόσβαση στο Internet.

Γενικά, ο εργαζόμενος δεν πρέπει ποτέ να κάνει οποιαδήποτε εργασία για τον οργανισμό χωρίς να έχει ενεργοποιηθεί το VPN στις συσκευές του. Αυτό περιλαμβάνει ηλεκτρονικές υπηρεσίες στο Διαδίκτυο. Αυτό συμβαίνει επειδή το VPN εξασφαλίζει υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας και ασφάλειας μεταξύ του απομακρυσμένου εργαζόμενου και της υπηρεσίας. Στην πραγματικότητα, τα χιλιόμετρα σας θα ποικίλλουν ανάλογα με το πότε οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα VPN. Επομένως, η πολιτική χρήσης VPN πρέπει να είναι καθαρή και ξεκάθαρη σε ό, τι οι εργαζόμενοι επιτρέπεται να κάνουν με το VPN και με αυτό μακριά.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι το VPN θα είναι ο πιο σημαντικός σύνδεσμος στην απομακρυσμένη αλυσίδα εργασίας σας, ώστε να διασφαλίσετε ότι η λύση σας λειτουργεί στις περισσότερες συσκευές προορισμού, λειτουργεί αξιόπιστα (υπάρχει μια εκπληκτικά ευρεία γκάμα αποτελεσματικότητας, ανάλογα με το πού βρίσκονται οι εργαζόμενοι, η οποία μπορεί να γίνει πολύπλοκη με παγκόσμιους οργανισμούς που χρησιμοποιούν τοπικές υπηρεσίες διαδικτύου, με πολλές διευθύνσεις IP αποκλεισμένες για διάφορους λόγους). Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει όλους τους παρόχους υπηρεσιών, τις συσκευές και τις τοποθεσίες που θα χρησιμοποιηθούν τουλάχιστον και ότι θα έχετε επαρκή απόδοση. Ορισμένα δίκτυα VPN κατευθύνουν την κυκλοφορία μέσω των κεντρικών κόμβων που βρίσκονται σε όλο τον κόσμο και συχνά υπερφορτωθούν κατά τις εργάσιμες ώρες. Επιπλέον, εξετάστε αυστηρά τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων (2FA), αντί μόνο για αναγνωριστικά χρήστη και κωδικούς πρόσβασης, για να αυξήσετε σημαντικά την ασφάλεια. Τα 2FA fobs (συσκευές υλικού που παρέχουν PIN για περαιτέρω έλεγχο ταυτότητας χρηστών) είναι φθηνές τώρα. Οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν τις κινητές συσκευές τους ως έλεγχο ταυτότητας 2FA.

Η πραγματικότητα είναι ότι το τμήμα πληροφορικής σας θα έπρεπε να έχει εργαστεί σε πολλά από αυτά τα θέματα και πιθανότατα θα έχει μια λύση εργασίας με απομακρυσμένη πρόσβαση που θα χρησιμοποιεί VPN, συμπεριλαμβανομένης πολιτικής και υποστήριξης.

Τέλος, θα λέγαμε ότι το VPN δεν είναι κατ ‘ανάγκη η μόνη λύση για την παροχή απομακρυσμένης πρόσβασης, ούτε είναι συχνά αρκετό, παρόλο που ίσως είναι το πιο γνωστό. Ένα ζήτημα είναι ότι τα VPN μπορούν τελικά να καταλήξουν να είναι μια δύσκολη λύση για την υλοποίηση και τη διαχείριση. Υπάρχουν πολλές εναλλακτικές λύσεις, αλλά τα απομακρυσμένα desktop μπορούν συχνά να κάνουν την δουλειά, αν δεν διαθέτετε πόρους, δεξιότητες ή προϋπολογισμό για να λειτουργήσετε ένα VPN όπου χρειάζεται να λειτουργεί. Λύσεις όπως το Citrix Virtual Apps and Desktops ή το Blackberry Digital Workplace ή το πάντα δημοφιλές TeamViewer για μικρότερους οργανισμούς προσφέρουν λύσεις για υψηλή ασφάλεια αλλά και μέγιστη ευκολία χρήσης που απαιτούν πολύ λιγότερη προσπάθεια εκ μέρους της οργάνωσης εκτός από κάποια αρχική παροχή και την κατάρτιση. Και πάλι, δοκιμάστε τα πάντα εκ των προτέρων, συμπεριλαμβανομένης της χρηστικότητας, και βεβαιωθείτε ότι όλα θα λειτουργήσουν σωστά.

Στρατηγική 2: Παρέχετε πρόσβαση στην παραγωγικότητα, στη γραμμή επιχειρηματικών εφαρμογών και στα εργαλεία επικοινωνίας / συνεργασίας.

Η σημερινή επιχειρηματική δραστηριότητα περιστρέφεται γύρω από την ομαδική εργασία χρησιμοποιώντας στοιχεία κοινής γνώσης, όπως έγγραφα, αρχεία, αναφορές, υπολογιστικά φύλλα, πλούσια μέσα ενημέρωσης και δομημένα και αδόμητα δεδομένα. Αυτά τα στοιχεία ενεργητικού δημιουργούνται και χρησιμοποιούνται με εφαρμογές που περιλαμβάνουν τις συνηθισμένες σουίτες office όπως το Microsoft Office365 και το Google G Suite, τα τοπικά συστήματα διαχείρισης περιεχομένου / εγγράφων, το εταιρικό intranet, τα συστήματα HR, το CRM, το ERP και πολλά άλλα συστήματα.

Ένας μέσος οργανισμός των 100.000 ατόμων διαθέτει μεταξύ 1.500 και 3.000 εφαρμογών σε όλα όσα διαχειρίζονται την επιχείρηση. Ακόμη και μια οργάνωση 100 ατόμων θα έχει 100-200 εφαρμογές στις οποίες στηρίζονται τουλάχιστον, πολλές από τις οποίες θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν σε απομακρυσμένες εργασίες. Η διασφάλιση ότι όλα αυτά λειτουργούν καλά μέσω απομακρυσμένης πρόσβασης μπορούν να λυθούν μερικώς με remote desktop, όπως σημειώθηκε παραπάνω. Σε γενικές γραμμές, προτιμούν έντονα λύσεις cloud για τις απομακρυσμένες εργασίες σας, καθώς η εγκατάσταση εγγενών εφαρμογών σε συμβατές συσκευές μπορεί να είναι εκπληκτικά δύσκολη, ενώ οι λύσεις cloud λειτουργούν με τα πιο κοινά προγράμματα περιήγησης και επιτρέπουν ιδιαίτερα την πρόσβαση σε κινητές εφαρμογές.

Βασικός Παράγοντας Επιτυχίας

Σε γενικές γραμμές, μπορείτε να υπολογίζετε στη χρήση των επιχειρηματικών εφαρμογών εξ αποστάσεως για να είστε σε περίπου ίδια κατάσταση όπως ο εργαζόμενος βρίσκεται στο γραφείο. Αυτό έρχεται σε πλήρη αντίθεση με την άλλη πλευρά της εξίσωσης: εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας.

Λόγω της εγγενώς απομονωμένης φύσης της, η απομακρυσμένη εργασία εξαρτάται πολύ περισσότερο από τις ψηφιακές επικοινωνίες και ιδιαίτερα από σύγχρονα εργαλεία συνεργασίας εργατικού δυναμικού, όπως η ομαδική συζήτηση (Slack, Microsoft Teams, Workplace από το Facebook κλπ.), Κοινωνικά δίκτυα επιχειρήσεων (Igloo, LumApps, SAP Jam κ.λπ. .), λύσεις ενοποιημένης επικοινωνίας / ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων, καθώς και επιχειρησιακές υποδοχές όπως εργαλεία ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, τηλεφώνου και διαδικτυακών διασκέψεων / συνεδριάσεων, όπως το GoToMeeting και το Zoom.

Η απομακρυσμένη δουλειά από μόνη της μπορεί να είναι αρκετά δύσκολη για τους ανθρώπους που είτε δεν είναι συνηθισμένοι σε αυτό είτε δεν τους αρέσει. Επομένως, αξίζει συνήθως την πρόσθετη προσπάθεια για να διευκολυνθεί η απομακρυσμένη εργασία και να γίνει πιο ελκυστική για αυτή την ομάδα, καθώς και για όλους τους άλλους. Με τον κοροναϊό να πιέζει τους ανθρώπους που δεν είναι διατεθειμένοι να εργάζονται από απόσταση για να το κάνουν, είναι σκόπιμο να εξετάσετε αρκετές λύσεις που θα κάνουν την απομακρυσμένη συνεργασία να μοιάζει περισσότερο με το γραφείο. Ορισμένες πιθανές καινοτόμες λύσεις που πρέπει να εξετάσετε:

• Sococo – Αυτός ο ηλεκτρονικός χώρος εργασίας παρέχει chat, φωνή και βίντεο που προσφέρει μια εικονική επικάλυψη γραφείου που είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική στο να κάνει τους ανθρώπους να νιώθουν σαν να βρίσκονται ακόμα σε ένα γραφείο. Οι εργαζόμενοι μπορούν να επισκεφθούν τους κοινόχρηστους χώρους συνεδριάσεων, δουλεύοντας όπως θα κάνανε σε ένα φυσικό χώρο.
• Mural – Ένα εργαλείο οπτικής συνεργασίας που παρέχει στους εργαζόμενους κοινά αντικείμενα παρόμοια με ένα λευκό πίνακα, η τοιχογραφία δίνει στους ανθρώπους μεγαλύτερο εύρος ζώνης και πιο άμεση σύνδεση με την ομαδική εργασία τους. Οι ομάδες μπορούν να οργανώσουν σε έναν online καμβά χρησιμοποιώντας λίστες, διαγράμματα ροής, διαγράμματα, πλαίσια, μεθόδους και σχέδια για να τους βοηθήσουν να παραμείνουν καλά συντονισμένοι.
• Status Hero – Πώς είναι όλοι και τι κάνουν; Αυτές είναι οι ερωτήσεις που απαντά αυτό το εργαλείο συγκεντρώνοντας την κατάσταση των εργαζομένων έτσι ώστε να προκύψει η εικόνα της ομάδας. Η κατάσταση συγκεντρώνεται από την εφαρμογή τόσο με την ερωτήματα των εργαζομένων περιστασιακά όσο και με τις δραστηριότητες από άλλα συστήματα. Στη συνέχεια μεταδίδει σημαντικά γεγονότα και σημειώνει τους στόχους που έχουν επιτευχθεί, ώστε οι άνθρωποι να έχουν επίγνωση του τι συμβαίνει με τους συναδέλφους και τους συμπαίκτες τους.

Στην αιχμή της ψηφιακής συνεργασίας, υπάρχουν ρομπότ τηλεπικοινωνίας όπως η Double Robotics που έχουν εμφανιστεί εδώ και μερικά χρόνια και ενώ είναι κάπως δαπανηρά, μπορούν να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να διατηρήσουν μερικά από τα οφέλη της φυσικής παρουσίας στο γραφείο, επιτρέποντάς τους να μετατοπιστούν γραφείο έτσι ώστε να μπορούν να επισκεφθούν ή να συναντηθούν με συναδέλφους που είναι ακόμα εκεί.

Σε καλό δρόμο για να γίνει πιο συνηθισμένο από ποτέ το 2020, η αυξημένη και η εικονική πραγματικότητα είναι αρκετά φθηνή, ειδικά στην πλευρά της εικονικής πραγματικότητας με γυαλιά όπως το Oculus Go ($ 149 σήμερα για μια ολοκληρωμένη μονάδα.

Αλλά η τεχνολογία είναι μόνο μέρος της εξ αποστάσεως εργασίας εξίσωσης. Η άλλη πλευρά είναι οι δεξιότητες των εργαζομένων. Οπότε σίγουρα θα πρέπει να εκπαιδευτούν κατάλληλα για μπορέσουν όλα τα παραπάνω να είναι λειτουργικά.

Στρατηγική 3: Ανάπτυξη δεξιοτήτων από απόσταση. Η πραγματικότητα είναι ότι είναι πολύ διαφορετική η δουλειά από απόσταση. Λείπουν οι φωνές στο διάδρομο, η συναδελφικότητα και οι συναρπαστικές συζητήσεις/συνεργασίες με άλλους συναδέλφους.

Με την πάροδο των ετών, έχει προκύψει η αίσθηση των βασικών δεξιοτήτων που χρειάζονται οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι ειδικότερα στον ψηφιακό χώρο. Εδώ είναι μερικές από τις πιο γνωστές:

• Work Out Loud – Σε αυτή τη διαδικασία, που διαδόθηκε από το βιβλίο με το ίδιο όνομα, οι εργαζόμενοι αφηγούνται την δουλειά τους σε ψηφιακά εργαλεία. Αυτό μας βοηθά να υποστηρίζουμε ο ένας τον άλλον, να διατηρούμε επαφή, να ευθυγραμμίζουμε και να συνεργαζόμαστε με μια ευκίνητη διαδικασία. Αυτή ονομάζεται ως μια από τις ζωτικότερες δεξιότητες της σύγχρονης ψηφιακής συνεργασίας και είναι ιδιαίτερα σημαντική για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους, ώστε οι συνεργάτες να παραμείνουν συνδεδεμένοι και αφοσιωμένοι, επιστρέφοντας μερικές από τις θετικές πτυχές ενός φυσικού χώρου εργασίας μέσα από τακτικά ρεύματα συνομιλητική δραστηριότητα.
• Συντονισμός εργασίας – Πολλά εργαλεία συνεργασίας είναι αρκετά γενικά και δεν είναι προσαρμοσμένα για να βοηθήσουν στην εξασφάλιση μιας συντονισμένης επιχειρηματικής διαδικασίας μεταξύ μιας μεγάλης διανεμημένης ομάδας. Η διαδικασία του συντονισμού της εργασίας χρησιμοποιεί έναν κεντρικό κόμβο, που βασίζεται σήμερα σε ειδικά εργαλεία software, για να εξασφαλίσει αποτελεσματικά το marketing, τις πωλήσεις και τις λειτουργίες. Αλλά είναι η διαδικασία της εργασίας σε έναν τόσο αποκεντρωμένο, αλλά με τον εξαιρετικά συντονισμένο τρόπο που είναι ένας νέος τρόπος εργασίας. Οι εργαζόμενοι θα αναπτύξουν την ικανότητα εντοπισμού ευκαιριών για τη δομή των εργασιών με αυτό τον τρόπο και θα γνωρίζουν πώς να δημιουργούν πολύ πιο συντονισμένες και ψηφιακά υποστηριζόμενες διαδικασίες χρησιμοποιώντας τα διαθέσιμα εργαλεία και τεχνολογίες.
• Χρησιμοποιώντας τον σωστό τρόπο συνεργασίας. Τώρα που έχουμε κυριολεκτικά δεκάδες τύπους συνεργατικών εργαλείων, οι εργαζόμενοι που βρίσκονται σε αυτή την κατάσταση συχνά επιλέγουν την καλύτερη δυνατή επιλογή. Το email είναι συχνά το χειρότερο εργαλείο για συνεργασία, για παράδειγμα, αλλά συχνά το πρώτο εργαλείο που πρέπει να προσεγγιστεί. Ή ένας εργαζόμενος μπορεί να χρησιμοποιήσει το Slack για μια κατάσταση που είναι πιο κατάλληλη για μια πλατφόρμα μαζικής συνεργασίας όπως ένα κοινωνικό δίκτυο επιχείρησης ή ένα εργαλείο συντονισμού εργασίας.

Στρατηγική 4: Καλλιεργήστε μια νοοτροπία απομακρυσμένης εργασίας. απομακρυσμένη καλλιέργεια εργασίας και νοοτροπία.

Πέρα από το άτομο, βοηθά στην προετοιμασία της ευρύτερης οργάνωσης για να δημιουργήσει ένα περιβάλλον που είναι πιο αποτελεσματικό για την απομακρυσμένη εργασία. Ειδικά δεδομένου ότι τα ψηφιακά εργαλεία είναι τόσο βασικά για τη διευκόλυνση της απομακρυσμένης εργασίας, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε πόσο μετατοπίζουν την τέχνη του δυνατού, όχι μόνο στις ατομικές ψηφιακές δεξιότητες και συνήθειες, αλλά πώς αλλάζουν αυτά τα ψηφιακά εργαλεία και βελτιώνουν τον πολιτισμό της ίδιας της οργάνωσης. Ή ακριβέστερα, τι είναι δυνατό ψηφιακά και πώς οι οργανισμοί σκέφτονται.

Ωστόσο, όταν συμβαίνει μια γρήγορη αλλαγή, όπως η μετακίνηση σε απομακρυσμένη εργασία σε σύντομο χρονικό διάστημα λόγω του κοροναϊού, η πολιτισμική μετατόπιση χρειάζεται μια διαδικασία επιτάχυνσης. Ακολουθούν ορισμένες αλλαγές στον πολιτισμό και τη νοοτροπία που επιτρέπει η πιο ανοικτή και συμμετοχική φύση των ψηφιακών εργαλείων, ιδίως σε ένα απομακρυσμένο εργασιακό περιβάλλον:

• Ανοικτή συμμετοχή και ένταξη. Οι ψηφιακές διαδικασίες και οι επιχειρηματικές δραστηριότητες στην τελευταία γενιά ψηφιακών εργαλείων είναι πολύ πιο περιεκτικές, περισσότερο από αυτό που αποκαλείται μοντέλο “ο καθένας μπορεί να συμμετάσχει”. Αυτό είναι ζωτικής σημασίας για την «αγκαλιά» που χάνουν οι εργαζόμενοι που βρίσκονται εκτός γραφείου και δεν είναι σίγουροι για το πού ανήκουν. Ωστόσο, δεν είναι όλοι έτοιμοι να παρουσιάσουν ψηφιακά τα ενδιαφερόμενα μέρη και όχι μόνο να παρακολουθήσουν, αλλά να συμμετάσχουν πραγματικά. Το λογισμικό ανοιχτού κώδικα και το crowdsourcing έχουν γίνει βασικά και έχουν δείξει ότι αυτό το μοντέλο όχι μόνο λειτουργεί αλλά είναι εκπληκτικά ισχυρό. Ωστόσο, οι οργανώσεις δεν είναι πάντοτε έτοιμες γι ‘αυτό το είδος ιεραρχίας.
• Ψηφιακή μάθηση και αισθητική. Πρέπει να δοθεί επιπλέον χρόνος στους εργαζόμενους να μελετήσουν και να μάθουν τα εργαλεία και τις δεξιότητες της απομακρυσμένης εργασίας. Από πολιτιστική άποψη, πρέπει να προβλεφθεί ότι η μάθηση θα είναι συνεχής και συχνή. Ορισμένες οργανώσεις διαθέτουν επίσης μια απομακρυσμένη ομάδα υποστήριξης εργασίας που συνεργάζεται με απομακρυσμένους εργαζόμενους, παρέχει βοήθεια κατόπιν αιτήματος και χρησιμοποιεί αναλυτικά εργαλεία για να βρει εργαζομένους που χρειάζονται βοήθεια και καθοδήγηση. Η δημιουργία και η προβολή ενός υποστηρικτικού περιβάλλοντος για την επίτευξη της ταχύτητας στην απομακρυσμένη εργασία πρέπει να αποτελεί κορυφαία βραχυπρόθεσμη αντικειμενική και μεσοπρόθεσμη επένδυση. Αυτό περιλαμβάνει την αισθητική ή τον αφιερωμένο χρόνο για να οργανώσει τη ζωή, τις ιδέες και τις γνώσεις γύρω από τις νέες λειτουργικές πραγματικότητες που εμπλέκονται στην απομακρυσμένη εργασία.
• Ηγεσία δικτύου. Είναι πλέον ευκολότερο και πιο αποτελεσματικό να οδηγείτε και να συμμετέχετε σε έναν ηγέτη (κάθε είδους ηγέτης, όπως εκτελεστικός, εμπειρογνώμονας, ιδιοκτήτης διαδικασίας κ.λπ.) σε ψηφιακά κανάλια, από οποιονδήποτε άλλο τρόπο. Ενώ η ηγεσία του ατόμου θα παραμείνει σημαντική, θα εκλείψει από αυτό που είναι πλέον δυνατό με τα σύγχρονα ψηφιακά κανάλια. Οι ηγέτες μπορούν να ασκήσουν μεγάλη επιρροή μέσα σε έναν οργανισμό, να εδραιώσουν τον πολιτισμό και να επικοινωνήσουν ευρέως με μεγάλη αποτελεσματικότητα για να οδηγήσουν τους οργανωτικούς στόχους προς τα μπροστά. Το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας σημείωσε σε μια έκθεση ορόσημο ότι ο ηγέτης του δικτύου είναι μία από τις σημαντικότερες νέες δεξιότητες που πρέπει να υιοθετήσουν τα σύγχρονα στελέχη, αλλά είναι αυτή που είναι και η λιγότερο διδασκόμενη ή υποστηριζόμενη. Η διδασκαλία αυτού του μαθήματος είναι βασικό όχι μόνο για να αποβεί επιτυχής η απομακρυσμένη εργασία για τα απομακρυσμένα στελέχη αλλά για να δημιουργήσουν την πιο εξελιγμένη ψηφιακή κουλτούρα που επιτρέπει και υποστηρίζει σωστά την απομακρυσμένη εργασία και τις νέες δυνατότητες που επιτρέπει.

Περίληψη: Πως να εργαστείτε ψηφιακά λόγω του κοροναϊού

Όπως αναφέρουμε συχνά, δεν μπορείτε να αλλάξετε τις τεχνολογίες που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι, χωρίς επίσης να τους βοηθήσετε να αλλάξουν τις δεξιότητες και τις συνήθειες τους στη διαδικασία.

Αντ ‘αυτού, καθώς ο κοροναϊός μπορεί να μας καταστήσει – τουλάχιστον προσωρινά – πολύ πιο απομονωμένους από ποτέ, ίσως έχουμε μια σημαντική ευκαιρία να δημιουργήσουμε ένα συναρπαστικό νέο ψηφιακό εργασιακό απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας με περισσότερη ανθρώπινη επαφή από ότι είχαμε πριν. Σας παροτρύνουμε να δοκιμάσετε καινοτόμα νέα εργαλεία, να δημιουργήσετε σημαντικές δεξιότητες, να μετατοπίσετε τον πολιτισμό σας ψηφιακά και να προετοιμαστείτε για ό, τι είναι πέρα ​​από τον κοροναϊό και τους τρέχουσες περισπασμούς που μας προκαλεί. Ας χρησιμοποιήσουμε τη νέα προσπάθεια απομακρυσμένης εργασίας για να αρχίσουμε να οικοδομούμε μια πραγματικά καλύτερη και αποτελεσματικότερη οργάνωση.

Let's block ads! (Why?)

Πηγή Είδησης